Discovery Modul
Das Discovery-Modul von Apparity bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über Ihre Endbenutzer-Computing-Anwendungen. Nach der Nutzung von Discovery können Sie die entscheidende Frage beantworten: „Was gibt es da draußen?“
Was gibt es da draußen?
Unternehmen sind bei wichtigen internen Prozessen täglich in hohem Maße auf Spreadsheets und andere EUC-Anwendungen wie Access-Datenbanken und Python-Skripte angewiesen. Vielen ist jedoch nicht bewusst, dass sich all diese wichtigen Dateien in ihrer Umgebung befinden. Was im Verborgenen liegt, birgt das Risiko kostspieliger Fehler für Ihr Unternehmen.
Das Discovery-Modul von Apparity adressiert dieses Problem, indem es die Dateispeicherorte eines Unternehmens scannt. Anschließend liefert es eine vollständige Liste der Dateien mit allen während des Scans erfassten Schlüsselinformationen. Sobald Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Umgebung gewonnen haben, können Sie die Kontrolle über Ihre Dateien zurückgewinnen.
Nicht nur Spreadsheets
Apparity kann folgende gängige EUC-Dateiformate und weitere erkennen:
Excel-Spreadsheets
.XLS, .XLSX, .XLSM, .XLSB, .XLTX
Access-Datenbanken
.ACCDB & .MDB
R-Skripte
.R
Python-Skripte
.PY
Funktion des Discovery-Moduls
Scan-Setup und Tracking-Konsole
Die Einrichtung und Nachverfolgung von Scans mag wie eine mühsame und IT-intensive Aufgabe erscheinen, doch die webbasierte Discovery-Konsole von Apparity ist einfach und effizient. Über die Discovery-Konsole können Scan-Administrator:innen Scans direkt über die Weboberfläche planen, ohne auf den Apparity-Server zugreifen zu müssen.
Während des Setup-Prozesses können benutzerdefinierte Scans so konfiguriert werden, dass sich ein Unternehmen auf die wichtigsten Dateien konzentrieren kann. Scan-Administrator:innen können Ausschlussmuster, die Aktualität von Dateien sowie Dateitypen definieren.
Mit diesen Einstellungen lassen sich irrelevante Ergebnisse reduzieren und wertvolle Zeit für die Analyse der Discovery-Ergebnisse sparen. Zusätzlich zu einmaligen Scans können Scan-Administrator:innen inkrementelle Scans nach einem benutzerdefinierten Zeitplan einrichten, um neue Dateien (ohne Duplikate) zu identifizieren.
Am wichtigsten ist jedoch, dass die Discovery-Konsole einen zentralen Ort bietet, an dem alle Scan-Aktivitäten angezeigt und verwaltet werden können, darunter:
- Zusammenfassung aller laufenden, bevorstehenden und abgeschlossenen Scans
- Detaillierte Einblicke in Parameter, Zeitpläne und Ergebnisse
- Fehlerbehebung bei Scans
- Abbruch eines Scans
- Klonen eines Scans
- Aktivieren/Deaktivieren von Scans
Discovery-Schnellbewertung
Die Überprüfung der bei einem Discovery-Scan identifizierten Dateien kann schnell überwältigend wirken. Apparity gestaltet diesen Prozess mit der Funktion „Discovery-Schnellbewertung“ effizienter und transparenter. Das Bewertungsformular wird an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst, um sowohl allgemeine Informationen als auch Angaben zum Geltungsbereich der EUC-Richtlinien zu erfassen. Anhand dieser Informationen lässt sich feststellen, ob Dateien eine zusätzliche Registrierung und Kontrolle erfordern.
Mithilfe allgemeiner Informationen wie Abteilung und Prüfer:in können Bewertungen den Gruppen und Personen zugewiesen werden, die mit der Datei am besten vertraut sind. Kann der oder die zuständige Prüfer:in nicht anhand des Dateinamens oder Speicherorts ermittelt werden, zeigt die Gruppenübersicht von Apparity die letzten Bearbeiter:innen jeder Dateikopie an. Sobald die zuständige Person bestimmt wurde, kann sie das angepasste Bewertungsformular nutzen, um Fragen zu den geschäftlichen Auswirkungen der Datei und weiteren Faktoren zu beantworten. Neben der Entscheidung, ob eine weitere Registration oder Active Management erforderlich ist, dient das Bewertungsformular auch als prüfbarer Verlauf der Dateiprüfung.
Connection Explorer
Basierend auf den Daten aus Discovery geht der Connection Explorer von Apparity noch einen Schritt weiter, indem er Dateiverbindungen in einer dynamischen Benutzeroberfläche visuell darstellt. Es handelt sich um ein benutzerfreundliches und leistungsstarkes Tool für Endbenutzer:innen.
Während das Discovery-Modul eine Umgebung scannt, werden die Ergebnisse automatisch in das Apparity Inventory Management System (AIMS) übernommen. Die Dateien werden anschließend durch einen Algorithmus gruppiert, der erkennt, ob es sich um Kopien einer einzelnen Anwendung handelt. Dadurch kann ein Unternehmen eine Anwendung als Ganzes überprüfen, anstatt mehrere Dateiversionen separat zu analysieren. Der Connection Explorer ist auch bei der Analyse von Tausenden oder Hunderttausenden von Dateien sehr nützlich. Darüber hinaus bietet er Filter- und Sortierfunktionen, mit denen EUCs identifiziert werden können, die einer weiteren Bewertung bedürfen.
Konfigurierbare Bewertung der Komplexität von Spreadsheets
Die Bewertung der strukturellen Komplexität wird den erkannten Dateien zugewiesen und kann vollständig an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden. Apparity kann beliebige Dateiattribute aus dem Discovery-Prozess übernehmen und in diesen maßgeschneiderten Algorithmus einbeziehen. Auf Basis dieser Bewertung werden die Dateien in drei Kategorien unterteilt: hohe, mittlere und niedrige strukturelle Komplexität.
Diese Funktion bietet zahlreiche Vorteile. Einige Unternehmen nutzen die strukturelle Komplexität, um den Umfang erforderlicher EUC-Kontrollen zu bestimmen. Andere verwenden sie, um festzulegen, welche Dateien an IT- oder EUC-Teams weitergeleitet werden sollten. Wieder andere nutzen sie als Bestandteil einer qualitativen Risikobewertung.
GRC Integration/ API
Unternehmen sind heute stark auf Datenanalyse und Business Intelligence angewiesen, um Daten gezielt auszuwerten. Aus diesem Grund bietet Apparity verschiedene Möglichkeiten, Discovery-Daten in zentrale GRC-Systeme, benutzerdefinierte Anwendungen, Business-Intelligence-Tools und andere Unternehmenslösungen zu exportieren oder darauf zuzugreifen.
Zentrales EUC-Inventar
Bei anderen Risikomanagementlösungen ist die Inventarverwaltung häufig eine isolierte Funktion, bei der erfasste Daten manuell importiert werden müssen. Im Gegensatz dazu ist das Apparity Inventory Management System (AIMS) vollständig in die Produktsuite integriert und ermöglicht die Verwaltung Ihres gesamten Spreadsheet- und EUC-Inventars – unabhängig vom jeweiligen Status (entdeckt, registriert oder verwaltet).
AIMS
Mit AIMS können Endbenutzer:innen ihr Inventar schnell und effizient einsehen, verwalten und exportieren. Über eine Webschnittstelle ist auch ein ortsunabhängiger Zugriff möglich. AIMS ist in zwei Kategorien unterteilt: Verwaltet/Registriert und Nicht registriert.
Managed Inventory
Das verwaltete/registrierte Inventar umfasst alle registrierten Dateien sowie diejenigen, die dem Active-Management-Modul zur verstärkten Überwachung zugewiesen wurden. Im ersten Schritt ermöglicht die Registrierung die Dokumentation relevanter Dateieigenschaften für das EUC-Inventar. Sind zusätzliche Kontrollen erforderlich, können Dateien in das Active-Management-Modul überführt werden, um Änderungsmanagement und Versionskontrolle zu ermöglichen. Das verwaltete/registrierte Inventar unterstützt Unternehmen dabei, ihre kritischen Dateien zentral und effizient zu verwalten.
Unregistered Inventory
Das nicht registrierte Inventar umfasst alle Dateien, die durch Discovery-Scans identifiziert wurden. Wenn Dateien offenbar Versionen derselben Anwendung darstellen, werden sie von Apparity automatisch gruppiert. AIMS ermöglicht es Endbenutzer:innen zudem, das EUC-Inventar zu gruppieren und zu filtern, um Datensätze kontextbezogen und aussagekräftig zu analysieren.
Erleben Sie Discovery in Aktion
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