EUC-Identifizierung
Apparity verwendet einen dualen Ansatz zur EUC-Identifizierung, der umfassende Discovery-Scans und eine präzise Erfassung am Anwendungsort kombiniert.
Umfassender Ansatz zur EUC-Identifizierung
Die Identifizierung von Endbenutzer-Computing-Anwendungen (EUC) ist entscheidend für den Erfolg jedes EUC-Governance-Programms. Mit Apparity können Unternehmen sowohl einen Top-down- als auch einen Bottom-up-Ansatz umsetzen. Beide Ansätze arbeiten nahtlos zusammen, wodurch Doppelarbeit vermieden wird. Dateien, die durch eine der beiden Methoden identifiziert wurden, werden zentral in das Apparity Inventory Management System (AIMS) überführt.
Das Modul Entdeckung bietet einen Top-down-Ansatz, indem es gemeinsame Laufwerke und Datei-Repositories scannt und überwacht. Mit leistungsstarken Scan-Parametern kann Discovery eine Vielzahl von EUC-Anwendungstypen in der gesamten Dateiumgebung erkennen.
Active Capture bietet einen gezielten Bottom-up-Ansatz durch die Analyse von Spreadsheets zum Zeitpunkt ihrer Erstellung und Änderung. Active Capture überwacht intelligent die Dateinutzung und Aktivitätsdaten, um EUC-Anwendungen zuverlässig zu identifizieren.
Discovery-Scan
Unser Top-down-Ansatz zur EUC-Identifizierung ermöglicht eine konsistente Überwachung von freigegebenen Laufwerken und Datei-Repositories.
Discovery analysiert Verzeichnisinformationen, strukturelle Komplexität und Datenflüsse einer Datei. Sobald eine Datei als potenzielle EUC identifiziert wurde, bewerten Endbenutzer:innen diese anhand der Anforderungen der EUC-Richtlinie.
Dank der Leistungsfähigkeit von Discovery können sich Unternehmen auf die Bereiche konzentrieren, in denen EUCs am wahrscheinlichsten gespeichert sind. Discovery kann von einem zentralen Team verwaltet werden, was einen strukturierten und methodischen Ansatz zur EUC-Identifizierung ermöglicht.
Discovery-Scan
Unser Top-down-Ansatz zur EUC-Identifizierung ermöglicht eine konsistente Überwachung von freigegebenen Laufwerken und Datei-Repositories.
Discovery analysiert Verzeichnisinformationen, strukturelle Komplexität und Datenflüsse einer Datei. Sobald eine Datei als potenzielle EUC identifiziert wurde, bewerten Endbenutzer:innen diese anhand der Anforderungen der EUC-Richtlinie.
Dank der Leistungsfähigkeit von Discovery können sich Unternehmen auf die Bereiche konzentrieren, in denen EUCs am wahrscheinlichsten gespeichert sind. Discovery kann von einem zentralen Team verwaltet werden, was einen strukturierten und methodischen Ansatz zur EUC-Identifizierung ermöglicht.
Active-Capture-Modul
Unser Bottom-up-Ansatz analysiert Dateidaten – Nutzung, Speicherort und Struktur – um potenzielle EUCs direkt am Ort der Nutzung zu identifizieren. Active Capture analysiert jede Datei, die in der Excel-Umgebung geöffnet wird. Basierend auf zentral definierten Parametern werden bestimmte Dateien für Endbenutzer:innen markiert, die diese anschließend gemäß den Anforderungen der EUC-Richtlinie bewerten.
Die einzigartigen Vorteile von Active Capture umfassen folgende Funktionen:
- Analyse jeder verwendeten Datei, unabhängig vom Speicherort
- Nutzung von Nutzungsdaten zur präzisen Identifizierung prozesskritischer Spreadsheets
- Dezentralisierung des Bewertungsprozesses für eine nahtlose Benutzererfahrung
Zentrales EUC-Inventar
Bei anderen Risikomanagementlösungen ist die Inventarverwaltung häufig eine isolierte Funktion, bei der erfasste Daten manuell importiert werden müssen. Im Gegensatz dazu ist das Apparity Inventory Management System (AIMS) vollständig in die Produktsuite integriert und ermöglicht die Verwaltung Ihres gesamten Spreadsheet- und EUC-Inventars – unabhängig vom jeweiligen Status (entdeckt, registriert oder verwaltet).
AIMS
Mit AIMS können Endbenutzer:innen ihr Inventar schnell und effizient einsehen, verwalten und exportieren. Über eine Webschnittstelle ist auch ein ortsunabhängiger Zugriff möglich. AIMS ist in zwei Kategorien unterteilt: Verwaltet/Registriert und Nicht registriert.
Managed Inventory
Das verwaltete/registrierte Inventar umfasst alle registrierten Dateien sowie diejenigen, die dem Active-Management-Modul zur verstärkten Überwachung zugewiesen wurden. Im ersten Schritt ermöglicht die Registrierung die Dokumentation relevanter Dateieigenschaften für das EUC-Inventar. Sind zusätzliche Kontrollen erforderlich, können Dateien in das Active-Management-Modul überführt werden, um Änderungsmanagement und Versionskontrolle zu ermöglichen. Das verwaltete/registrierte Inventar unterstützt Unternehmen dabei, ihre kritischen Dateien zentral und effizient zu verwalten.
Unregistered Inventory
Das nicht registrierte Inventar umfasst alle Dateien, die durch Discovery-Scans identifiziert wurden. Wenn Dateien offenbar Versionen derselben Anwendung darstellen, werden sie von Apparity automatisch gruppiert. AIMS ermöglicht es Endbenutzer:innen zudem, das EUC-Inventar zu gruppieren und zu filtern, um Datensätze kontextbezogen und aussagekräftig zu analysieren.
Vorteile des dualen Ansatzes
Gemeinsam bieten Discovery und Active Capture einen umfassenden Ansatz zur EUC-Identifizierung. Zu den Vorteilen gehören:
Reduzierung von Störsignalen
Apparity reduziert sogenannte „Störsignale“ bzw. falsch positive Ergebnisse aus Discovery-Scans auf zwei Arten.
- Konfigurierbare Scan-Parameter:
Filtern Sie Dateien heraus, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen. Beispielsweise können Dateien ohne Verarbeitungskomponente oder Dateien, die in den letzten x Tagen nicht geändert wurden, ausgeschlossen werden. - Gruppierung von Dateikopien:
Gruppieren Sie Kopien in einer übergeordneten Ansicht, um sie gemeinsam zu analysieren. Dies verbessert den Überblick über die Nutzung einer Datei und reduziert den Aufwand bei der Auswertung umfangreicher Discovery-Scan-Ergebnisse erheblich.
Zentrale Übersicht
Alle gescannten Daten werden unabhängig von der Identifizierungsmethode in das zentrale Apparity Inventory Management System (AIMS) überführt. Ebenso können Dateikopien unabhängig davon, wie sie identifiziert wurden oder wo sie gespeichert sind, gruppiert werden.
Gruppierte Dateien werden in einer benutzerfreundlichen Ansicht ohne Duplikate dargestellt. Auch Dateien, die als Kopien bereits identifizierter Versionen erkannt werden, werden intelligent zusammengeführt. Benutzer:innen müssen bereits geprüfte Dateien nicht erneut bewerten.
Dezentrale EUC-Bewertung
Sowohl Discovery als auch Active Capture umfassen anpassbare Dateibewertungen. Anhand dieser Bewertungen wird ermittelt, ob eine Datei gemäß der EUC-Richtlinie verwaltet werden muss. Darüber hinaus nutzt die Bewertung einen benutzerfreundlichen Workflow sowie ein zentrales Audit-Protokoll zur Unterstützung der Compliance-Überwachung.
Nach der Identifizierung einer Datei kann eine zuständige Person auf verschiedene Weise zugewiesen werden:
- Discovery: Vorausgewählt durch die Person, die den Scan initiiert hat
- Active Capture: Automatische Zuweisung an die Dateinutzer:innen
- AIMS (Nicht registriertes Inventar): Zentrale Zuweisung über AIMS
Die zuständige Person erfasst Informationen im Bewertungsformular, um festzustellen, ob sich die Datei innerhalb oder außerhalb des Geltungsbereichs befindet. Unabhängig von der Identifizierungsmethode können Dateien, die im Geltungsbereich der EUC-Richtlinie liegen, überwacht und verwaltet werden. Diese Funktionen werden durch die Module Registrierung und Aktive Verwaltung abgedeckt. Dateien außerhalb des Geltungsbereichs behalten ihr Bewertungsprotokoll zur späteren Prüfung.
Reduzierung von Blind Spots
Durch die verschiedenen Ansätze zur Identifizierung potenzieller EUCs reduziert Apparity Blind Spots in Ihrem EUC-Governance-Programm. Discovery kann so konfiguriert werden, dass es regelmäßig ausgeführt wird und bekannte Speicherorte scannt.
Doch was passiert, wenn Ihrem zentralen EUC-Team bestimmte Speicherorte nicht bekannt sind oder Dateien verschlüsselt sind? Active Capture deckt diese Szenarien ab, indem es Dateien erkennt, sobald sie von Benutzer:innen geöffnet werden.
Gezielte Identifizierung von Inhalten
Discovery kann so konfiguriert werden, dass benutzerdefinierte Muster während Scans erkannt werden, um relevante Inhalte gezielt zu identifizieren. Definieren Sie Zeichenfolgen oder reguläre Ausdrücke (Regex), um Inhalte in Zellen und Formeln zu analysieren.
Diese Muster können zudem verwendet werden, um den Algorithmus zur strukturellen Komplexität anzupassen. Dieser bestimmt die Komplexität einer Datei (hoch/mittel/niedrig) basierend auf ihrem strukturellen Aufbau.
Erleben Sie die EUC-Identifizierung in Aktion
Vereinbaren Sie eine Demo, um unseren umfassenden Ansatz zur EUC-Identifizierung in Aktion zu erleben.
